従来(注1)の会議では、一番地位の高い人が自動的に司会ないし(注2)議長の役もする傾向があった。
(中略)
「いい会議」をもつためには十分な準備が必要である。トップにそんな時間があるはずはない。したがって、自分で準備をして会議を運営するよりも、他の人に任せる選択をすべきである。トップは、あまりたくさんのことをやりすぎてはいけない。全部をやろうとすることは、すべてがうまく運べないことにつながりかねないから。しかし、自分が一番情報をもっている場合が多いので、最初の段階で他の出席者に必要な情報を伝える義務はある。また、決定されたことを受け入れるためには、自分も積極的に参加して言うべきことは言っておく必要がある。トップの姿勢次第で、他の出席者は積極的に参加することもあれば、本音(注3)を言えずにただそこに座って居るだけで、かつ(注4)不満を心の中にしまい込んでおく参加の仕方になってしまう場合もある。その意味でトップがどのように参加するかは、会議の成否(注5)を決める決定的な(注6)要因の一つである。
あとは、進行役に任せることが大切で、基本的には、トップの存在感が薄いほど他の出席者は積極的に参加する。その方が普段は聞けないたくさんの意見やアイディアを聞くチャンスを得られることにもなるし、会議に参加して本当によかったと誰もが思えるようになるのである。
(吉田新一郎『会議の技法』による)
(注1)従来:今まで
(注2)ないし:または
(注3)本音:本当に思っていること
(注4)かつ:そのうえ
(注5)成否:うまくいくかいかないか
(注6)決定的な:ここでは、重要な
AI translation, cross-checked between two models.
In conventional meetings, there was a tendency for the person with the highest position to automatically serve as the facilitator or chairperson.(注1)(注2)
(Omitted)
Adequate preparation is necessary in order to have a “good meeting.” There is no way the person at the top has that much time. Therefore, rather than preparing for and running the meeting themselves, they should choose to leave it to someone else. The person at the top should not try to do too many things. This is because trying to do everything can result in nothing going smoothly. However, since the person at the top often has the most information, they have a responsibility at the outset to provide the other participants with the information they need. Also, in order to accept the decisions that are made, they themselves need to participate actively and say what needs to be said. Depending on the attitude of the person at the top, the other participants may take an active part, or they may end up merely sitting there, unable to express what they truly think and keeping their dissatisfaction bottled up inside.(注3)(注4) In that sense, how the person at the top participates is one of the decisive factors determining whether a meeting succeeds or fails.(注5)(注6)
After that, it is important to leave the proceedings to the facilitator; basically, the less prominent the presence of the person at the top is, the more actively the other participants will take part. This also provides an opportunity to hear many opinions and ideas that would normally not be heard, and makes everyone feel that attending the meeting was truly worthwhile.
(From Yoshida Shinichirou, “Meeting Techniques”)
(Note 1) 従来: until now; traditionally
(Note 2) ないし: or
(Note 3) 本音: what one truly thinks
(Note 4) かつ: furthermore
(Note 5) 成否: whether something succeeds or fails
(Note 6) 決定的な: here, important
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